Onnistunut tapahtumamarkkinointi tuottaa aitoja kohtaamisia. Jotta sen kulkua ymmärtäisi täysin, kannattaa se jakaa neljään vaiheeseen: 1) ennakkomarkkinointi, 2) markkinointi tapahtuman ovella 3) tapahtuman aikainen markkinointi ja 4) jälkimarkkinointi.

Tavoitteena on saada nämä kaikki vaiheet toimimaan jatkuvina, ympärivuotisina aktiviteetteina.

Tässä blogissa avaan tarkemmin näistä hektisintä, eli tapahtuman aikaista markkinointia, jonka päätehtävä on osallistaa tapahtumakävijöitä sekä viestiä tapahtumasta laajemmin. Esimerkkinä käytän IBM:n järjestämää tekoälyyn keskittynyttä Watson Helsinki Summit -tapahtumaa, jossa Dingle oli mukana toteuttamassa tapahtuman aikaista markkinointia ja livetekemistä yhdessä IBM:n kanssa Messukeskuksessa.

Reaaliaikainen markkinointi Watson Helsinki Summit -tapahtumassa 

Keskityn nyt nimenomaan tapahtumapäivän aktiviteetteihin, vaikka tapahtumaa edeltävä suunnitelmallisuus on kaiken livetekemisen selkäranka. Watson Helsinki Summitissa oli messutunnelman ja lukuisten yritysten lisäksi tarjolla runsaasti mielenkiintoisia puheenvuoroja, jotka halusimme jakaa tapahtuman ulkopuolella olevalle yleisölle sekä taltioida ne katsottavaksi myös tapahtuman jälkeen. Tapahtumasisältöjen kotipesänä toimi Älykäs Suomi -verkkosivusto, jonne pyrimme ohjaamaan tapahtumaan liittyvän liikenteen.

Tätä tarkoitusta varten loimme tapahtumalle liveblogin, jonne kokosimme koosteen jokaisesta puheenvuorosta reaaliaikaisesti. Blogin yhteydessä näkyi myös paikan päältä kuvaamamme livestriimi, jonka kautta tapahtumaa pystyi seuraamaan kätevästi etänä. Tapahtuman jälkeen editoimme livestriimistä useita lyhyempiä videoita, jotka liitimme liveblogiin puheenvuorojen yhteyteen. Lisäksi avustimme IBM:n sosiaalisen median livetekemisessä, ja tapahtuman hashtag #WatsonHEL trendasikin hienosti tapahtuman aikana.

Parhaiten tapahtuma herää henkiin videoiden avulla, ja siksi kuvasimme tapahtumasta fiilisvideon, joka julkaistiin nopeasti tapahtuman jälkeen, jolloin se on vielä vahvasti osallistujien mielessä. Videon kautta katsoja saa nopeasti kuvan siitä, millaisesta tapahtumasta on kyse.

  
Lisäksi kuvasimme haastattelupisteessämme lyhyitä teaser-videoita puhujista. Niiden avulla esittelimme persoonia puheiden takana ja saimme houkuteltua lisää lukijoita blogin pariin. Tässä esimerkiksi maailman nuorimman Watson-ohjelmoijan Tanmay Bakshin haastatteluvideo, joka on luotu upattavaksi suoraan Facebookiin tai Twitteriin. 


Kuvasimme teaserit meille brändätyssä Dinglen sisältökorttelissa, joka paitsi toimi omassa käytössämme, mutta palveli myös muita medioita koko päivän ajan. Tapahtuman teema oli Helsinki ja sen katukuva, joten me merikorttelilaisina halusimme tuoda omaa toimistoamme esiin myös tätä kautta.

Mitä tapahtuman viestinnässä kannattaa huomioida?

Livetekemisessä eletään hetkessä, jolloin alttius virheille luonnollisesti kasvaa. Kaikki mahdolliset aktiviteetit kannattaa siis suunnitella hyvin tarkkaan ja esimerkiksi template-grafiikoita ja käsikirjoituksia on mahdollista saada ja tehdä jo ennen tapahtumaa. Tekniikan kanssa tulee olla erityisen tarkka esimerkiksi livestriimeissä. Kannattaa myös varautua mahdollisiin riskitekijöihin ja miettiä kommunikointia näissä tilanteissa. Roolituksen ja yhteisten pelisääntöjen sopiminen etukäteen on todella tärkeää, sillä tapahtuman aikana moni päätös ja aktiviteetti on tehtävä nopeasti eikä aikaa arpomiselle ole.

Lisäksi on huomioitava toimenpiteiden kohderyhmät. Osalla toimista on tarkoitus osallistaa tapahtumayleisöä ja mahdollisia vaikuttajia. Lisäksi on tärkeää muistaa vuorovaikutus tapahtuman ulkopuolella olevaan yleisöön ja luoda myös heille lisäarvoa tapahtumaan liittyen. He kun saattavat olla potentiaalisia tapahtumavieraita seuraavana vuonna. Videokuvauksen tulisikin olla osa jokaista tapahtumaa.  

Reaaliaikainen markkinointi Helsinki Watson Summit

Saimme IBM:ltä erittäin positiivista palautetta tapahtumatekemisestämme. Keskustelua voin jatkaa esimerkiksi LinkedInissä tai Twitterin puolella.

Mikäli haluat herättää oman tapahtumasi eloon reaaliaikaisella markkinoinnilla ota meihin yhteyttä, kerromme mielellämme lisää.

Subscribe to Email Updates